Privacybeleid Photothema

Privacybeleid Photothema: we gebruiken je gegevens om je te informeren over de workshops en fotoreizen waar je navraag naar hebt gedaan en/of je boeking af te handelen.

Wie zijn we

Ons website-adres is: https://foto-reizen.com. De website foto-reizen.com staat onder beheer van VOF Photothema. Photothema.nl is onze blogsite.
Photothema
Ceintuurbaan 314-I, 1072 GL Amsterdam
info@photothema.com
+31 621345271
KvK: 55611745

Welke persoonlijke data we verzamelen en waarom we het verzamelen

Photothema gebruikt Gravity Forms op de website voor het verwerken van aanmeldingen voor workshops en fotoreizen.

Gegevens aanmelding workshop via foto-reizen.com

De door de klant aangeleverde gegevens zijn nodig voor de registratie en het informeren van deelnemers over de door hen geboekte activiteit.
Mailadres: voor verzending van de informatie en de factuur
Adresgegevens: nodig in geval van wanbetaling
Telefoon: voor contact bij wijzigingen van locatie of annulering vanwege het weer
Camera: zodat wij kunnen zorgen voor een kwalitatief goede begeleiding
Naam en e-mailadres worden ingevoerd in het online boekhoudprogramma bokbiz voor het verzenden van de facturen en eventuele herinneringen.
Naam, e-mail, telefoonnummer, camera en bestelling worden ingevoerd in Google Contacten.

Klanten betalen zelf via de gegevens verstrekt in de factuur; wij ontvangen geen bankgegevens.

Gegevens aanmelding fotoreis via foto-reizen.com

De door de klant aangeleverde gegevens zijn nodig voor het boeken van de (onderdelen) van de reis. Het boekingsformulier wordt doorgestuurd naar de reisorganisatie die de logistiek van de reis verzorgd.
Mailadres: voor verzending van de informatie en de factuur
Adresgegevens: voor het verzenden van niet-digitale reisinformatie en nodig in geval van wanbetaling
Telefoon: voor aanvullend contact
Geboortedatum en naam in paspoort: noodzakelijk voor het reserveren van vluchten
Geslacht: voor het indelen van de kamers
Dieetwensen: zodat wij (of bijvoorbeeld een hotel) tijdig kunnen inspelen op wensen van een deelnemer
Camera: zodat wij kunnen zorgen voor een kwalitatief goede begeleiding

Contactformulier

Naam, emailadres en telefoonnummer worden gebruikt om contact op te nemen en de vraag of opmerking te bespreken. Alleen als het contact tot een vervolg leidt, worden de gegevens opgeslagen in Google Contacts.

Aanmelding Nieuwsbrief Mailchimp

Gegevens: naam en emailadres
Photothema gebruikt de gegevens om door middel van de nieuwsbrief contact op te nemen en om updates en marketing aan te bieden.
Ontvangers van de nieuwsbrief kunnen ieder gewenst moment hun abonnement opzeggen door te klikken in de voettekst van elke email die zij van ons ontvangen, of door contact met ons op te nemen via info@photothema.com.
Wij gebruiken Mailchimp als ons marketingautomatiseringsplatform. Bij aanmelding voor de nieuwsbrief erkennen abonnees dat de ingevulde gegevens worden overgedragen aan Mailchimp voor verwerking in overeenstemming met de Privacywet en de Voorwaarden van Mailchimp.

Interesseformulier Fotoreizen

Gegevens: Naam, email, telefoonnummer en interesse in bestemmingen
Photothema gebruikt de gegevens om klanten tijdig te informeren over de fotoreizen waarin zij interesse in hebben. Communicatie gebeurt in principe per email. Het telefoonnummer wordt gebruikt indien berichten per mail retour komen.
Klanten wordt standaard een opt-out geboden als we hen per email informeren over een fotoreis.

Voor alle formulieren geldt: Reacties van bezoekers worden door een geautomatiseerde spamdetectie service geleid. We gebruiken hiervoor de WP-spamfilter Akismet.

Telefonisch contact

Indien (potentiële) klanten telefonisch contact opnemen met vragen over workshops of fotoreizen, noteren wij de gegevens die nodig zijn die voor het afhandelen van de vraag. Doorgaans zijn dit naam, telefoonnummer en e-mail. Deze gegevens worden opgeslagen in onze klantenbestand (Google Contacten)

Email contact

Indien (potentiële) klanten per mail contact opnemen met vragen over workshops of fotoreizen, worden naam en emailadres toegevoegd aan onze klantenbestand. Dit gebeurt alleen indien er een vervolg te verwachten valt. In specifieke gevallen vragen we via de mail om een telefoonnummer, zodat we een klant kunnen bellen en hun vraag/verzoek te bespreken.

Bewaartermijn gegevens

10 jaar na het laatste klantencontact worden contactgegevens verwijderd. De naam van de klant en de activiteiten die hij/zij bij ons gevolgd heeft, blijven in ons bestand staan.

Reacties

(Alleen voor het Photothema blog op photothema.com)
Als bezoekers reacties achterlaten op de site, verzamelen we de data getoond in het reactieformulier en ook het IP-adres van de bezoeker en de browser gebruikersagent string om spam opsporing te helpen.
Een geanonimiseerde string, gemaakt op basis van je e-mailadres (dit wordt ook een hash genoemd) kan worden gestuurd naar de Gravatar service indien je dit gebruikt. De privacybeleidspagina kun je hier vinden: https://automattic.com/privacy/. Nadat je reactie is goedgekeurd, is je profielfoto publiekelijk zichtbaar in de context van je reactie.
Wanneer je een reactie achterlaat dan wordt die reactie en de metadata van die reactie voor altijd bewaard. Op deze manier kunnen we vervolgreacties automatisch herkennen en goedkeuren in plaats van dat we ze moeten modereren.
Voor gebruikers die geregistreerd op onze website (indien van toepassing), bewaren we ook persoonlijke informatie in hun gebruikersprofiel. Alle gebruikers kunnen hun persoonlijke informatie bekijken, wijzigen of verwijderen op ieder moment (de gebruikersnaam kan niet gewijzigd worden). Website beheerders kunnen deze informatie ook bekijken en wijzigen.

Cookies

Deze site maakt gebruik van cookies: kleine tekstbestanden die op uw computer worden geplaatst om de site een betere gebruikerservaring te bieden. Cookies worden over het algemeen gebruikt om gebruikersvoorkeuren te behouden, informatie op te slaan voor zaken als winkelwagentjes en geanonimiseerde trackinggegevens te bieden aan applicaties van derden, zoals Google Analytics. Cookies zullen uw surfervaring in de regel verbeteren. U kunt echter de voorkeur geven aan het uitschakelen van cookies op deze site andere sites. De meest effectieve manier om dit te doen, is door cookies in uw browser uit te schakelen. We raden u aan de Help-sectie van uw browser te raadplegen of een kijkje te nemen op de Over Cookies-website die richtlijnen biedt voor alle moderne browsers.

Ingesloten inhoud van andere websites

Berichten op deze site kunnen ingesloten (embedded) inhoud tonen. Bijvoorbeeld video’s, afbeeldingen, berichten). Ingesloten inhoud van andere websites gedraagt zich exact hetzelfde als alsof de bezoeker deze andere heeft website bezocht.
Deze websites kunnen data over jou verzamelen, cookies gebruiken, tracking van derde partijen insluiten en je interactie met deze ingesloten inhoud monitoren, inclusief de interactie met ingesloten inhoud als je een account hebt en ingelogd bent op die website.

Analytics

Photothema gebruikt Google Analytics voor inzicht in het aantal bezoekers van de website, welke pagina’s bezocht worden en hoe lang ze op een pagina blijven. Deze informatie is door ons niet te koppelen aan individuele bezoekers.

Met wie we jouw data delen

Bokbiz

In het online boekhoudsysteem Bokbiz worden per particuliere klant naam en transacties opgeslagen.
Van zakelijke klanten worden ook de btw-nummers geregistreerd voor de btw-aangifte. Indien een factuur naar een specifiek adres wordt gestuurd, worden ook de adresgegevens ingevoerd. De toegang is met een wachtwoord beveiligd. Accountant Van Noort Gassler Zaandam heeft een met wachtwoord beveiligd meekijkaccount

Mailchimp

(marketingplatform)
In Mailchimp worden de naam en email-adres van abonnees opgeslagen. De toegang tot Mailchimp is met een wachtwoord beveiligd. Het privacy-beleid van Mailchimp volgt de Europese wetgeving.

Google Gmail en Contacten

In Google Contacten worden alle relevante gegevens per klant opgeslagen. Mails worden verzonden via Gmail. De toegang is met een wachtwoord beveiligd. De privacyvoorwaarden van Google zijn aangepast aan de pricacywet.

Samenwerkende reisorganisaties

Photothema laat de logistiek van onze fotoreizen in het buitenland verzorgen door erkende reisbureaus. Zij ontvangen het boekingsformulier en kunnen op basis daarvan de vluchten, accommodatie etc. reserveren. De reisorganisaties gebruiken jullie persoonsgegevens alleen voor dit doel. Dit wordt op korte termijn per samenwerkingspartner in een contract vastgelegd.

Wetransfer

Photothema gebruikt wetransfer plus voor het verzenden van tutorials en foto’s naar klanten. Hiervoor gebruiken we emailadressen. Deelnemers kunnen zelf ook gebruik maken van het Photothema-kanaal om ons of andere deelnemers foto’s te sturen van een gezamenlijke activiteit. Er is een privacy overeenkomst tussen WeTransfer en Photothema conform de privacy wet.

Website hosting

Onze websites worden gehost bij Antagonist BV. De privacyvoorwaarden van deze hostingservice zijn aangepast aan de pricacywet.

Techniek

Photothema zorgt dat haar apparatuur en software altijd zijn geupdate met de laatste versies. Email wordt verzonden via Gmail. Gmail maakt standaard gebruik van TLS – een beveiligingsprotocol waarmee e-mails worden versleuteld om de privacy ervan te beschermen. Wanneer er echter geen beveiligde verbinding beschikbaar is (de ontvanger moeten ook TLS gebruiken om een beveiligde verbinding te maken), bezorgt Gmail het bericht via een onveilige verbinding. We kiezen voor het TLS beveiligingsprotocol, omdat we geen gevoelige informatie (bankgegevens, wachtwoorden etc). versturen in ons contact met onze klanten.

IT-Gebruiksreglement

Alle apparaten zijn beveiligd met wachtwoorden
Indien onbeheerd, worden de apparaten uitgeschakeld
Derden hebben geen toegang tot de apparaten met klantgegevens
Emails worden verzonden met TLS-versleuteling
Emails aan een groep worden standaard bcc verzonden, tenzij de uitwisseling van email-adressen onderling relevant is (bijv. voor deelnemers aan een fotoreis).

Toestemmingsprocedure

Photothema ontvangt gegevens van klanten bij een boeking of een informatieaanvraag. Op de formulieren staat aangegeven dat wij de gegevens verwerken ter beantwoording van het verzoek. De gegevens slaan wij op in ons klantenbestand (Google contacten). Klanten kunnen opvragen welke informatie er bij ons geregistreerd staat via info@photothema.com.

Photothema contacteert haar klanten op basis van de door hen opgegeven interesse of vraag. Indien van toepassing wordt een opt-out gegeven. Voorbeeld: een potentiële klant heeft zijn/haar interesse aangegeven voor een fotoreis op Sicilië. Wij mailen de klant zodra het programma voor deze reis rond is. In deze mail vragen wij ook om ons te laten weten als zij niet langer interesse meer hebben, zodat wij hen van deze verzendlijst kunnen verwijderen.

Photothema organiseert haar fotoreizen in samenwerking met erkende reisorganisaties. In de boekingsformulieren wordt akkoord gevraagd dat de gegevens worden doorgegeven aan de reisorganisatie.

Voor de maandelijkse nieuwsbrief maakt Photothema gebruik van Mailchimp. De keuze voor het ontvangen van de nieuwsbrief moeten mensen zelf aanvinken. Ontvangers van de nieuwsbrief kunnen ieder gewenst moment hun abonnement opzeggen door te klikken in de voettekst van elke email die zij van ons ontvangen, of door contact met ons op te nemen via info@photothema.com.

Risico’s

Photothema slaat met name naam en adresgegevens op. We verwerken geen financiële gegevens, wachtwoorden of gevoelige privé-gegevens. De risico’s van een eventueel datalek zijn hierdoor beperkt.

Bijgewerkt conform de AVG, 26 mei 2018.